zdii Jak zmienić biuro rachunkowe w CEIDG? Nie trzeba być specjalistą, aby móc stwierdzić, że prowadzenie księgowości dowolnej firmy to dość trudne, jednocześnie odpowiedzialne zadanie, które wymaga od nas przygotowania merytorycznego na odpowiednim poziomie. W praktyce oznacza to, że wybrane przez nas biuro nie zawsze spełni nasze wymagania, wówczas konieczna okaże się jego zmiana. Dlaczego nie zawsze jesteśmy zadowoleni z biura rachunkowego? Kiedy zmienić biuro rachunkowe i jak tego dokonać? Co należy wiedzieć o złożeniu CEIDG-1? Odpowiedzi na te pytania znaleźć można w poniższym artykule, do którego przeczytania serdecznie zapraszamy wszystkich zainteresowanych czytelników.
Dlaczego nie zawsze jesteśmy zadowoleni z biura rachunkowego?
Przede wszystkim powinniśmy zdawać sobie sprawę z tego, że zmiana biura rachunkowego to nie jest problematyczna kwestia- nie musimy się jej obawiać. Co godne podkreślenia, istnieją pewne przesłanki, na podstawie których warto zastanowić się nad wyborem nowej firmy, która to odpowiedzialna jest za księgowanie. Przyczyny w praktyce mogą okazać się różnorodne, a my postaramy się wskazać i wytłumaczyć niektóre z nich. Najczęściej mamy do czynienia z wadliwymi obliczeniami księgowymi. Kiedy przedsiębiorca regularnie odkrywa błędy, wówczas jest to wyraźny sygnał, że biuro nie przykłada wszelkich starań do tego, by świadczyć usługi na odpowiednim poziomie.
Kolejną przyczyną może być brak reprezentacji przed urzędami. Należy zdawać sobie sprawę z tego, że składanie deklaracji podatkowych czy też reprezentowanie przed urzędami wymaga podpisania odrębnych pełnomocnictw. Kiedy jakiekolwiek biuro rachunkowe obiecuje prowadzenie postępowania podatkowego czy też reprezentację podczas kontroli bez upoważnienia, wówczas jest to wyraźny sygnał, że biuro rachunkowe powinno zostać zmienione. Warto wspomnieć o niesatysfakcjonującym poziomie obsługi. Niejednokrotnie dochodzi do sytuacji, w których czas oczekiwania na odpowiedź jest bardzo długi, natomiast otrzymała treść jest lakoniczna/niezrozumiała.
W przypadku wykwalifikowanej kadry mamy pewność, że specjaliści zrozumieją nasze potrzeby, jednocześnie pomogą nam w obniżeniu obciążeń podatkowych. W dzisiejszych czasach nie ma konieczności codziennego dojeżdżania do biura. Zdecydowanie najrozsądniejsze jest skorzystanie z konieczności dojazdów do biura. Biura rachunkowe umożliwiają wysyłanie, a także odbieranie dokumentów poprzez pocztę elektroniczną. Dodatkowo w wielu przypadkach oferowane są nowoczesne aplikacje, dzięki którym możliwe jest doglądanie procesu księgowania. Umożliwia to przeglądanie danych.
Kiedy zmienić biuro rachunkowe i jak tego dokonać?
Jeśli zdecydujemy się na zmianę biura rachunkowego, w pierwszej kolejności musimy zwrócić uwagę na kwestię okresu wypowiedzenia, który zawarty jest w obowiązującej umowie. Jeśli chodzi o prawo cywilne, wówczas nie ma żadnego znaczenia czy umowa zostanie wypowiedziana w środku czy na początku roku podatkowego. Otóż termin zmian zależy przede wszystkim od od przedsiębiorcy. Niestety realia są takie, że większość biur rachunkowych posiada okres wypowiedzenia dłuższy niż miesiąc. Dlatego też zmiana biura powinna zostać zaplanowana w odpowiednim momencie.
Przed złożeniem ewentualnego wypowiedzenia należy rozpocząć poszukiwania nowego biura. Wówczas powinniśmy zwrócić uwagę na kwestię, które w poprzednim przypadku były dla nas najbardziej irytujące. Jeśli obie strony odpowiednio się dopasują, wówczas mamy pewność, że współpraca w przyszłości będzie zarówno zadowalająca, jak i bezkonfliktowa, a na tym zależy nam przecież w sposób szczególny. W kolejnym kroku pozostaje nam podpisać umowę z nowym biurem. W zdecydowanej większości przypadków wchodzi w życie w dniu następującym po terminie, w którym rozwiążemy starą umowę.
Co należy wiedzieć o złożeniu CEIDG-1?
Warto zdawać sobie sprawę z tego, że jeśli rozpoczniemy współpracę z nowym biurem rachunkowym, wówczas nie obędzie się bez zaktualizowania danych w CEIDG. Należy złożyć wniosek CEIDG-1 do urzędu gminy lub urzędu miasta. W danym formularzu konieczne jest ujawnienie danych podmiotu, który prowadzi księgowość firmy, a także miejsce, w którym dokumentacja jest przechowywana. Należy podkreślić, że biuro księgowe nie zawsze podejmuje się przechowywania dokumentacji. Tego typu informacje jesteśmy w stanie sprawdzić w zapisach umowy. Aktualizowanie danych musimy dokonać w ciągu 7 dni od daty, której zmiana miała miejsca.
Warto co nieco powiedzieć na temat ostatniego etapu, czyli przekazywania kompletnej dokumentacji księgowej. Znaleźć tam możemy wszystkie dokumenty sporządzane przez biura, a także te, które doręczane są przez przedsiębiorców. Do najważniejszych elementów możemy zaliczyć wydruku KPIR, ewidencję środków trwałych, ewidencję przebiegu pojazdu, ewidencję wyposażenia, dokumenty powiązane z kadrami i płacami, rejestry zakupu i sprzedaży VAT, deklaracje VAT, deklaracje rozliczeniowe ZUS, faktury, rachunki itd. Odbiór potwierdzany jest poprzez specjalny protokół.
