zdii Organizacja konferencji to nie lada wyzwanie, szczególnie dla osób, które robią to po raz pierwszy. W zamyśle konferencja powinna być rzetelna i treściwa, a jej oprawa wywrzeć jak najlepsze wrażenie na uczestnikach. Dobra organizacja wymaga dokładnego przeanalizowania poszczególnych punktów wydarzenia, uwzględniając możliwości finansowe oraz tematykę, która będzie dominowała w trakcie jego trwania. Jak przygotować plan imprezy i na co zwrócić szczególną uwagę?
Zacznij od kosztorysu
Powodem dla którego warto zacząć od określenia wysokości planowanych wydatków jest późniejsza możliwość swobodnego operowania informacjami, co do liczby zaproszonych gości, przewidywanych atrakcji czy jakości materiałów konferencyjnych. Można wtedy podjąć czynności wartościujące dane punkty programowe lub zrezygnować z niektórych pobocznych aspektów na rzecz pozycji obowiązkowych. Istnieje wiele okazji na zmniejszenie wydatków związanych z organizacją konferencji. Przyoszczędzić można zamawiając catering po tzw. “sezonie”, kiedy nie ma już dużego popytu na rezerwację obsługi cateringowej. Dużym obcięciem kosztów będzie postaranie się o dotacje lub dofinansowanie unijne, jeśli przedstawiona tematyka mieści się w ramach dyrektyw unijnych. Zawsze warto pokusić się, także o znalezienie sponsorów, którzy wezmą udział w organizacji konferencji. Jeżeli akurat prezentowane treści zawierają się w programie danej firmy, bądź są ściśle związane z określoną branżą, to korzystają obie strony. My zmniejszamy pulę wydatków, a nasz sponsor otrzymuje świetną reklamę, a zarazem rekomendacje, z uwagi na wspólnotę przedstawianych celów.
Zachęć do udziału
Następna obligatoryjna czynność w harmonogramie organizacji konferencji to promocja imprezy. Sama promocja nie stanowi dużego wyzwania, jednak pytanie brzmi, jak ogłosić wieść o planowanym wydarzeniu, aby nadać mu odpowiednią wagę i zachęcić do udziału największe osobistości? Najlepiej rozpocząć od poszukiwań patronów. Co ważne, łowy powinny odbyć się wyłącznie na terenie miasta, w którym będzie miała miejsce konferencja. Prezydent miasta z chęcią wykorzysta tę okazję na rzecz promocji swojego regionu. Oprócz tego koniecznie odwołaj się do wszelkich źródeł, które mogą Cię zareklamować, zaczynając od materiałów prasowych, kończąc na źródłach internetowych i telewizji. Głównie skup się na portalach, które patronują dane miasto lub gminę. Roześlij zaproszenia i broszury z informacjami o przebiegu konferencji, zadbaj o odpowiednią oprawę oraz profity zachęcające do wzięcia udziału.
Kolejno odlicz
Dobrze będzie jeśli wstępnie zorientujesz się w ilości osób, które mają zamiar przybyć na konferencję. Posłuży Ci to po pierwsze do dalszego operowania budżetem, a po drugie pozwoli dostosować do wielkości formatu przewidywanego na tę okoliczność. Rejestracja gości z reguły jest kwestią indywidualną, a moment jej wprowadzenia zależy tylko i wyłącznie od Twoich upodobań. Pomyśl, jednak o tym, że są pewne kwestie, które musisz zaplanować z wyprzedzeniem. W szczególności w odniesieniu do aspektów technicznych i kadrowych. Musisz przecież zamówić odpowiednią ilość teczek, płyt, toreb zjazdowych lub przygotowywanych upominków i gadżetów. Wiąże się to, również mocno z tematem cateringu, bowiem aby dobrze rozplanować tę kwestię powinieneś mieć świadomość ile w przybliżeniu poszczególnych porcji potrzebujesz lub jeżeli wybrałeś inną formę poczęstunku, jaka całościowa ilość jedzenia będzie dostateczna. Liczba uczestników determinuje, także wielkość obsługi wymaganej do opieki nad wydarzeniem. Oczywiście decyzja należy do Ciebie, jednak wprowadzenie rejestracji w odpowiednio długim terminie przed konferencją zaoszczędzi Ci wiele stresu i wydatków. Dobrą opcją jest, także założenie pobierania wyższej opłaty za rejestrację w dniu wydarzenia. Taka zależność na pewno skutecznie zmobilizuje zainteresowanych do szybszego wpisywania się na listę.
Zakwaterowanie i atrakcje
Ostatni punkt na którym musisz się skupić to odpowiednie zakwaterowanie i zabawianie gości podczas trwania wydarzenia. Zazwyczaj dobrze wypada połączenie miejsca zakwaterowania z miejscem organizacji konferencji. Takie rozwiązanie właściwe generuje same korzyści. Koszty dojazdu do miejsca wydarzenia są zredukowane do zera. Uczestnicy z kolei cieszą się wygodą, a po zakończeniu imprezy mogą od razu udać się na spoczynek. Pomysłów na urozmaicenie przebiegu wydarzenia jest wiele. Atrakcje mogą być, zarówno częścią konferencji jak i mieć miejsce później, kiedy cały program zostanie zrealizowany. W roli zabawiaczy często występują komicy lub stand-uperzy, którzy czasem potrafią rzucić inne światło na nudne biznesowe sprawy. Jeżeli konferencja odbywa się w wytwornym, eleganckim klimacie, lepszym rozwiązaniem będzie zorganizowanie mini koncertu lub pokazu gry na instrumencie. Atrakcją spoza miejsca konferencji jest, natomiast zaplanowana wcześniej wycieczka do interesujących, lokalnych miejsc lub zaproszenie do wspólnych aktywności, jak gra w golfa, bilard czy strzelanie z broni. Opcji jest mnóstwo, wszystko jednak zależy od charakteru jaki nosi dana konferencja oraz gustu uczestników, którzy zostaną na nią zaproszeni.
